商务会议礼仪2012

标签: 商务 礼仪 会议 日期: 2016-05-25 15:47:06


    


之 商务会议礼仪

第一节 商务往来礼仪
一、拜访 (一)预约 时间的选择:最佳时间上午9-10点,下午3-4点,晚上7-8点 地点的选择:办公室、家里、公共娱乐场所

(二)赴约

服饰仪表要得体 内容材料要详细 交通路线要具体 名片礼品要备齐

(三)拜访中


    

>

    按时到达:提前3-5分钟 礼貌登门 进门问候 举止文明
饮茶 抽烟:不点三根烟、烟蒂一厘米、注意烟雾方 向 客随主便 言行适当:夸赞主人

(四)告辞
讲究告辞时机 注意辞谢 主人送出门时,劝主人留步

二、待客
准备
了解客人情况 确定接待规格特:对等接待 准备接待用品:饮料、水果、点心;香烟;报刊、图书、玩具 安排膳食住宿 提供交通工具

接待 会面:“出迎三步,身送七步”;寒暄语 乘车 入室:上座--以右为上、面门为上、以高为上、观景为佳、舒适为佳
浓度、温度(70-80度) 七八成满 从上位者送起, 茶杯放置在客人右手边

敬茶:或摆上水果、点心、饮料 陪访:参观、访问、游览 送别:婉言相留、规格对等

商务会议礼仪
知识点:

职业素质:

知识点
掌握公司会议的工作流程 了解会议准备的内容 掌握会议座次安排的原则 了解商务谈的礼仪规范

职业素质
组织能力 策划能力 协调能力 沟通能力

任务
公司会议 商务谈判

任务描述
公司会议

公司会议的 工作流程

会议的 座次安排

任务描述
商务谈判

商务谈判的 座次安排

出席谈判的 仪态仪表礼仪

公司会议的工作流程安排



工作会议的会前工作流程 工作会议的会中工作流程 工作会的会后工作流程

会务工作流程图(会前)
确定会议主题与议题 明确会议组织机构 确定会议名称 明确会议所需设备和工具 确定会议规模与规 格 确定会议时间与会期

确定与会者名单

选择会议地点

安排会议议程和日程

制发会议通知

安排食住行

准备会议文件材料

制作会议证件

制定会议经费预算方案

布置会场

会场检查

会务工作流程图(会中)
报到及接待工作

组织签到

做好会议记录

做好会议值班保卫工作

编写会议简报或快报

会议信息工作

做好会议保密工作

做好后勤保障工作

会务工作流程图(会后)

安排与会人员离会

撰写会议纪要

会议的宣传报道

会议文书的立卷归 档

催办与反馈工 作

会议总 结

会议准备工作
指 导 会 务 工 作 的 原 则
准备充分 1、 确 保 安 全 2、 4、 3、 服务周到 组 织 严 密

会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
要有切实的依据;必须要结合本单位的 实际;要 有明确的目的。

2、确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型”

构成,应根据会议的议题或主题
来确定。

3、确定会议规模与规格




本着精简效能的原则 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。

4、确定会议时间、会期
会议的最佳时间,要考虑主要领导是否能出席, 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。

5、 确定会议所需用品和设备
(1).必备用品是指各类会议都需要的用品 和设备,包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、 照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议, 例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需 的特殊用品和设备。

6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、 秘书组、文件组、 接待组、保卫组。

7、确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的 性质、议题、任务来确定与会人员。

8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要

求来确定。有时也考虑政治、经济、环
境等因素。

9、安排会议议程与日程
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排, 对会议所要通过的文件、所要解决的问 题的概略安排,并冠以序号将其清晰地表达出来。

10、制发会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、

议题及要求等。
会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。

11、制作会议证件
会议正式证件

代表证 出席证 列席证 来宾证

会议证件

旁听证
工作证 记者证 出入证

会议工作证件

会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。 有些重要证件还贴上本人照片,加盖印章。

12、准备会议文件资料
主要有议程表和日程表、 会场座位分区表和主席台及会场座次表、 主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、 开幕词和闭幕词、其他会议材料等。

公司大小型会议中尊位及位次排序方法

小型会议的两种尊位及位次排序的方法

大型会议中主席台排座、发言者座席、

主持人席位、群众席安排



小型会议室
回字形

椭圆形

t字型

长方形



中型会议室
半圆型、课堂型。



大型会议室
礼堂型、众星拱月型。

⑩ ⑧ ⑥ ⑤ ③ ①

⑦ ⑨ ② ④













群 众 席

群 众 席
尊位

发言席

10

8

6

4

2

1

3

5

7

9

群众席







会场的布置
① 主席台 主席台的布置一是对称;二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中, 然后先左后右,由前至后的顺序依次排列。

② 场内其他人员的座次安排
横排法。竖排法。左右排列法。

③ 会场内外的布置:
会标、会徽、台幕、标语、桌签、 坐签、色调、灯光、气味、旗帜、 花卉。

主方谈判的接待准备
(1)主座谈判的接待准备
主座谈判,作为东道主一方出面安排各项谈判事宜时,
一定要在迎送、款待、场地布置、座次安排等各方面精 心周密准备,尽量做到主随客便,主应客求,以获得客

方的理解、信赖和尊重。

①成立接待小组
成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医疗等各环 节的负责人员组成,涉外谈判还应备有翻译。

②了解客方基本情况,收集有关信息

可向客方索要谈判代表团成员的名单,
了解其性别、职务、级别及一行人数, 以作食宿安排的依据。

掌握客方抵离的具体时间、地点、交通

方式,以安排迎送的车辆和人员及预订、
预购返程车船票或飞机票。

③拟订接待方案
根据客方的意图、情况和主方

的实际,拟订出接待
计划和日程安排表。 日程安排还要注意时间上紧凑. 日程安排表拟出后,可传真给 客方征询意见,

待客方无异议确定以后,即可
打印。

如涉外谈判,则要将日程安排表译成客方文字,日程 安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发,亦可将 其放在客方成员住房的桌上。

主座谈判时,东道主可根据实际情况举行接风、送行、 庆祝签约的宴会或招待会,客方谈判代表在谈判期间

的费用通常都是由其自理的。

(2)主座谈判迎送工作
主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。

准确掌握对方抵离的时间,主方所有迎送人员都应先于客方到达 指定地点迎候。

主方应主动到机场、车站、码头迎接,在到达前15分钟赶到。

对于客方身份特殊或尊贵的领导,还可以安排献花。

迎接的客人较多的时候,主方迎接人员可以按身份职 位的高低顺序列队迎接,双方人员互相握手致意,问 候寒暄。

如果主方主要领导陪同乘车,应该请客方主要领导坐 在其右侧。最好客人从右侧门上车,主人从左侧门上 车,避免从客人座前穿过。
nice to see you!

第二节 会议礼仪
一、会议室的风格 1.礼堂式(剧院式、研讨式) 容纳人数多,全场只有一个发言中心。

2.教室式(课堂式、讲座式)

3.宴会式(弦月式)
比较随便,但不利于集中注意力

4.接待式(贵宾厅) 便于友好交谈,适于接待贵宾

5.方形中空式(回型市)
便于目光接触、直接交流,方便控制现场

6.马蹄型(u型风格)

7.长台式(圆桌式)
面对面而坐,对立局面,适于谈判

按级别而坐,显得正式

二、会议位次安排
1.会客 亦称会见、会务、会面,多指礼节性、一般性的相互见面。 (1)相对式 主次分明,“公事公办”,适用于接待室公务性会客。 “面门为上” “以右为上”

客人

主 人
主人

桌 子

客 人

(2)并列式

“平起平坐”、地位相仿,多适用于贵宾厅礼节性会客 面门为上、以右为上
客人 主人 客人 随 员 主人 随 员

以远为上
客 人 主 人 客 人 主 人

(3)主席式
适用于主人一方在公司接待室会见多方来客

主人 客 人

主人 客 人

全体客人

桌 子

(4)自由式 适用于多方会晤

2.会谈(谈判、洽谈、磋商)
(1)横桌式

客方

    会谈桌 主方

(2)竖桌式

主 方

会 谈 桌

客 方

3.会议
(1)大型会议 发言席 主席团:中央高于两侧、左侧高于右侧、前排高于右排 群众席 主席团


主席团


发言席

群众席

群众席

发言席

(2)小型会议



会 议 桌





4.签字
(1)并列式 客方随员席
客方签字人

主方随员席
主方签字人

签字桌

(2)相对式

客方签字人

主方签字人

签字桌

客方随员

主方随员

(3)主席式

签字席 签字桌

签字各方人员坐席

5.合影
(1)国内合影:居中为上、居左为上、居前为上 单数
18 16 14 12 10 11 13 15 17 9 7 5 3 1 2 4 6 8

双数

16 14 12 10 9 11 13 15 8 6 4 2 1 3 5 7

(2)涉外合影:主人居中、以右为上,主人把边
14 12 10 8 7 9 11 13 15 5 3 1 主人 2 4 6

三、会议接待与服务礼仪
(一)会场的主题性布置 会标:一般采用横幅,主国文字在上, 客国文字在下 桌签 座签 台幕 会标:会标长度=台口宽度 主席台:对称、简化

(二)会场的装饰性布置
1、花卉与色调布置
会议类型 一般性会议 花卉种类 柔和、轻松色调 月季、扶桑等观赏型花卉 米兰、茉莉等赏香型花卉 绿色调 君子兰、棕榈、万年青 冷色、中色色调 棕榈、苏铁等绿色花卉 作用与效果 心情愉快、气氛轻松 增加团结和谐气氛 情感镇静、不宜冲动 减轻疲劳、冷静、 净化空气

庄重的会议 日常工作会议

庆祝大会

暖色调

醒目、鲜亮

2、灯光运用
灯光不要有闪动和变化 以黄光代替白光 考虑色彩在不同灯光下的变化

3、气味环境
放置有清香气味的鲜花 空气清新剂

(三)现场服务与接待

1、迎宾签到 2、引入会场 3、会间服务 水 间歇茶点tea break 4、后勤服务 吃、住、行、游、购、娱

四、会议的常规性礼仪程序
(一)会见、会谈 1.提出会见要求 2.做好准备工作 3.主方迎候客方 4.合影 5.简短致词、互赠礼品 6.会见、会谈 7.告别

(二)展览会礼仪
1.布置展示桌面 2.准备宣传资料 3.礼仪小姐要求 4.工作人员要求

(三)发布会礼仪(新闻发布会、记者招待会)
1.会议筹备 (1)确定主题 (2)时空选择 (3)人员安排 (4)材料的准备 2.邀请媒体 3.现场应酬 4.善后事宜

(四)茶话会礼仪
1.确定主题:联谊、娱乐、专题 2.确定来宾:本单位人士、本单位顾问、社会贤达、合作伙伴、 各界人士 3.时空选择 4.座次安排:环绕式、散座式、圆桌式、主席式 5.茶点

第三节 商务仪式礼仪
一、签约仪式 1.筹备工作步骤 (1)布置签字厅 (2)安排座次 (3)准备文本 (4)参加人员 2.仪式程序 (1)进入签字厅、就坐 (2)正式签署文本 (3)交换合同文本 (4)共饮香槟酒

二、开业仪式
(一)工作程序 1.舆论宣传 2.来宾邀请 3.场地布置 4.接待服务 5.礼品馈赠 6.程序拟定: 开场:奏乐—来宾就位—宣布开始—介绍来宾 过程:本单位负责人讲话—来宾代表讲话—启动开业标志 结尾:宾主参观、联欢、座谈等 (二)常见形式 1.开幕仪式 3.奠基仪式 5.竣工仪式(落成、建成仪式) 7.通车仪式

2.开工仪式 4.破土仪式(动工仪式) 6.下水仪式 8.首航仪式(通航仪式)

(三)剪彩仪式
(一)剪彩仪式的起源、演化与内涵 1912 美国圣安东奥州华狄密镇 威尔斯 热闹喜庆、肯定、庆贺、鼓励、鞭策、宣传、促销、引起关注 (二)礼仪规范 1.准备 2.剪彩人员 (三)程序 1.来宾就位 2.宣布开始 3.奏国歌 4.发言 5.剪彩 6.参观



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